监管提示
持牌保险经纪公司 - 有关董事和控权人变更通知的良好做法

2023年12月
 

根据《保险业条例》第64ZZD条，持牌保险经纪公司须就其董事及控权人的有关变动具报保监局¹，详情如下：

《保险业条例》（第 41 章）第 64ZZD 条

持牌保险经纪公司向保监局具报董事或控权人改变的责任

• 如某人在某日期成为或不再是某持牌保险经纪公司的董事或控权人，在该日期后1个月内，该公司须以书面向保监局具报该事。
• 任何持牌保险经纪公司无合理辩解而未有于指明期间内作出具报，即属犯罪，可处第5级罚款。

控权人和董事的变动可能并不频繁，故该不频繁可能导致遗忘。因此，经纪公司必须制定正确的流程或清单，在发生变动时可以参考，从而遵守通知要求。

以下是经纪公司为确保及时向保监局具报而可以实施的做法范例：

• 管控和程序: 经纪公司中负责董事入职/任命程序的人员/部门，应注意将变更通知监管机构的必要性，并应在该程序中包含核对表，并其中包括提醒向保监局具报。
  如果经纪公司属某公司集团，则应与其控股公司一同执行程序，以便控股公司能够提供有关经纪公司拥有新的控权人或不再拥有控权人的控制权变更的信息。要求控股公司在发生变更后2星期内通知这种变更的内部文件程序，可使经纪公司再有2星期时间向保监局作出必要的具报。
• 同时通知保监局和公司注册处: 鉴于经纪公司须根据《公司条例》（第622章）就董事和控权人的委任或终止向公司注册处提交法定存档，公司同时向保监局和公司注册处提交相关通知将会是一种良好做法。同样地，这两项要求可列入一份方便的核对清单，在发生变更时作为参考。
• 妥善备存通知纪录: 经纪公司应妥善备存所有董事和控权人的过往通知纪录。内部纪录的存储方式应便于检索，例如归档于一个集中的文件夹中。这样，经纪公司就可以在需要时随时检查和查找相关的通知纪录。

经纪公司应提交表格N5「持牌保险代理机构/持牌保险经纪公司更改合夥人/董事/控权人具报」(https://www.ia.org.hk/tc/infocenter/forms/files/Form_N5_Notification_of_change_in_partners_directors_or_controllers_Chi.pdf)，连同表格内列明的证明文件，将董事和控权人的任何变更具报保监局。

备注：

¹ 《保险业条例》第 64F 条将公司的「控权人」定义为符合以下说明的人：(i) 直接或间接地拥有或控制(包括透过信讬或持票人股份持有)该公司已发行股本的不少于15%；(ii)直接或间接地有权行使在该公司的成员大会上的投票权的不少于15%，或支配该比重的投票权的行使；或(iii)行使对该公司的管理最终的控制权。