監管提示
持牌保險經紀公司 - 有關董事和控權人變更通知的良好做法

2023年12月
 

根據《保險業條例》第64ZZD條，持牌保險經紀公司須就其董事及控權人的有關變動具報保監局¹，詳情如下：

《保險業條例》（第 41 章）第 64ZZD 條

持牌保險經紀公司向保監局具報董事或控權人改變的責任

• 如某人在某日期成為或不再是某持牌保險經紀公司的董事或控權人，在該日期後1個月內，該公司須以書面向保監局具報該事。
• 任何持牌保險經紀公司無合理辯解而未有於指明期間內作出具報，即屬犯罪，可處第5級罰款。

控權人和董事的變動可能並不頻繁，故該不頻繁可能導致遺忘。因此，經紀公司必須制定正確的流程或清單，在發生變動時可以參考，從而遵守通知要求。

以下是經紀公司為確保及時向保監局具報而可以實施的做法範例：

• 管控和程序: 經紀公司中負責董事入職/任命程序的人員/部門，應注意將變更通知監管機構的必要性，並應在該程序中包含核對表，並其中包括提醒向保監局具報。
  如果經紀公司屬某公司集團，則應與其控股公司一同執行程序，以便控股公司能夠提供有關經紀公司擁有新的控權人或不再擁有控權人的控制權變更的信息。要求控股公司在發生變更後2星期內通知這種變更的內部文件程序，可使經紀公司再有2星期時間向保監局作出必要的具報。
• 同時通知保監局和公司註冊處: 鑒於經紀公司須根據《公司條例》（第622章）就董事和控權人的委任或終止向公司註冊處提交法定存檔，公司同時向保監局和公司註冊處提交相關通知將會是一種良好做法。同樣地，這兩項要求可列入一份方便的核對清單，在發生變更時作為參考。
• 妥善備存通知紀錄: 經紀公司應妥善備存所有董事和控權人的過往通知紀錄。內部紀錄的存儲方式應便於檢索，例如歸檔於一個集中的文件夾中。這樣，經紀公司就可以在需要時隨時檢查和查找相關的通知紀錄。

經紀公司應提交表格N5「持牌保險代理機構/持牌保險經紀公司更改合夥人/董事/控權人具報」(https://www.ia.org.hk/tc/infocenter/forms/files/Form_N5_Notification_of_change_in_partners_directors_or_controllers_Chi.pdf)，連同表格內列明的證明文件，將董事和控權人的任何變更具報保監局。

備註：

¹ 《保險業條例》第 64F 條將公司的「控權人」定義爲符合以下說明的人：(i) 直接或間接地擁有或控制(包括透過信託或持票人股份持有)該公司已發行股本的不少於15%；(ii)直接或間接地有權行使在該公司的成員大會上的投票權的不少於15%，或支配該比重的投票權的行使；或(iii)行使對該公司的管理最終的控制權。