2022年8月
向保监局自行申报重大违规行为及事件，应为每家获授权保险公司、持牌保险经纪公司或持牌保险代理机构 （统称「受监管机构」）的企业管治及管控架构的核心部分。除了保监局定期所进行的查察及通过日常监督程序与受监管机构保持沟通外，受监管机构向保监局自行申报重大事项，是确保双方维持定期联系的重要一环， 这可确保适时识别、处理及纠正问题，使保单持有人的利益受到保障。
自行申报的好处
向保监局（及其他相关监管机构）自行申报重大违规行为及事件有以下潜在好处：
自行申报意味着受监管机构管治机制中的检测管控措施有效地运作，可识别自行申报的问题；
透过向保监局作出自行申报，借此向保监局展示其为解决问题所采取的补救措施；
自行申报机制有助机构及早识别并隔离有关问题，以采取措施避免问题恶化（如透过进行审计通话等机制）；
受监管机构亦可透过自行申报，说明其如何识别问题的根本𠩤因，并为解决问题的根本原因采取改善措施；
受监管机构可透过向保监局自行申报事项，加强保监局对其企业管治及管控措施有效运作的信心。
相比之下，未有自行作出申报可能会对受监管机构产生严重的负面影响。例如，若受监管机构为避免受到纪律处分而不愿自行申报其严重违反保险业监管框架（即《保险业条例》或由保监局管理或发布的规则、规例、守则及指引）的行为， 只会令到受监管机构在问题最终被发现时遭受更严厉的纪律处分。若受监管机构隐瞒其违规行为，则这行为本身已属严重的违规行为，应遭受严厉的纪律处分（若机构于问题获识别时便自行申报该事宜，保监局可能甚至不会考虑作出纪律处分）。此外，视乎情况而定，若受监管机构多次未有自行申报事件，可能使保监局质疑该机构的整体管治及管控制度是否存在系统性的问题， 并促使保监局就此即时展开查察或调查。毕竟，若受监管机构试图隐瞒某个违规行为，则会带来另一个疑问，即该机构可能同时在隐瞒或漠视其他的违规行为。
然而，若机构自行申报违规行为，则至少可以减轻其将遭受的纪律制裁（或甚至可完全避免受到纪律制裁）。事实上，自行申报可向保监局证明发生违规事件并非由于机构的管治及管控制度有任何不足之处，反而是显出问题其实是在充分及合理的管治和管控措施的情况下发生，而这些措施则正好有助识别该问题并予以纠正。能够做到上述的管控要员，实显示其已妥善履行其职务。
因此，从监管角度来看，已建立完善自行申报机制，并在问题发生时以具透明度的方式与保监局保持联系的受监管机构，会较未有设立机制及未有与保监局沟通的机构，获视为有较佳的营运模式。因此，受监管机构应认真执行自行申报，而该机制应获视之为所有完善企业管治及管控制度的重要一环。
受监管机构应向保险业监管局自行申报哪类事件？
持牌保险经纪公司及持牌保险代理机构
《持牌保险经纪操守守则》及《持牌保险代理人操守守则》（该等「《守则》」）于其各自的第 IX 部 分，就经纪公司和代理机构应向保监局自行申报的事项作出规定，当中主要包括两类事项。
首先，该等《守则》订明所需申报事件的类项，而当发生有关事件时，经纪公司或代理机构便须向保监局申报，这些事件包括： (i) 有关机构清盘呈请的呈交；(ii) 该机构的任何董事、控权人、合夥人或持牌业务代表破产；(iii) 金融管理专员、证券及期货事务监察委员会或强制性公积金计划管理局针对该机构或其业务代表作出纪律处分；或(iv) 香港或其他地方的任何法院对该机构或其董事、控权人、合夥人或业务代表作出刑事定罪（轻微罪行除外）。
其次，经纪公司及代理机构须自行向保监局报告违反保险监管框架的「重大」违规或「重大」事件。下述性质的违规或事件即属重大：
该违规或事件对该机构进行受规管活动的能力造成或很可能造成负面影响；
该违规或事件显示该机构的管控或程序不足以确保该机构或其业务代表遵守保险监管框架的规定；或
该违规或事件已经引致或可能引致客户或该机构自身蒙受损失。
因此，持牌保险经纪公司及持牌保险代理机构应设立评估程序，以根据上述的因素评估某违规或事件是否属重大违规或重大事件，并应自行向保监局报告该等重大违规或重大事件。事实上，若经纪公司或代理机构对某违规或事件是否属重大违规或重大事件有疑问，该等《守则》鼓励该经纪公司或代理机构在此情况下应谨慎行事，并向保监局报告该违规或事件。如上所述，设立并执行自行申报机制有很大的益处，使保监局对其有信心，相信该经纪公司或代理机构的企业管治架构能够识别及纠正问题，或甚至可减低受到任何纪律处分的风险或纪律处分的程度。
保监局在对中介人进行执法行动，并考虑是否采取纪律处分或其他方式（如关注函）处理违规行为时， 会考虑该违规行为是否属自行申报的。故在一般情况下，保监局鼓励自行申报的行为。
获授权保险公司
就获授权保险公司自行申报的责任而言，保监局一般有以下期望：
首先，获授权保险公司应设有妥善的制度及程序，以掌握及记录任何保险公司或其持牌个人保险代理或持牌保险代理机构违反保险监管框架的行为或事件。获授权保险公司须应保监局要求（例如正式查察或定期监管要求）出示该纪录供其查察。
其次，获授权保险公司需于发现重大违规及重大事件时向保监局自行申报。
「重大」违规行为或事件指(i)对该保险公司经 营业务的能力造成负面影响；(ii)显示该保险公司的管治、管控及程序存在系统性缺陷；(iii)可能招致保单持有人蒙受不必要的损失或损害； (iv)对该保险公司的声誉造成风险或对其财务有严重的影响；或(v)对其控权人或管控要员、或其任何持牌个人保险代理或持牌保险代理机构是否适当人选造成负面影响。
因此，保监局期望获授权保险公司妥善具备：
识别保险公司或其委任的任何持牌保险代理人或代理机构违反保险监管框架的程序；
根据预设的准则，评估违规行为（或其他事件）是否属「重大」性则的程序；
记录非重大违规行为的程序（例如以仪表板或电子表格等方式），并应保监局要求予以查察；以及
调查「重大」违规行为，并向保监局报告的程序。
应在何时向保监局自行申报此类事项？
就报告重大违规行为或事件的时间而言，受监管机构应在合理切实可行的情况下尽快向保监局报告，并须谨记以下原则：
一般而言，一旦受监管机构确定及了解重大违规或事件的情况、发生原因、潜在负面影响及其正采取的补救措施的资讯后，便应尽快向保监局报告。
然而，自行申报的责任并不旨在干预受监管 机构处理或纠正该事宜或在此方面分散其资源。
若受监管机构须花费大量时间对该事宜进行内部调查，则应在调查结束前尽早自行向保监局报告该事宜，述明所发现的主要事实、 截至自行申报时已采取的步骤，并指明今后的处理方向。受监管机构可随着调查的进 展，提交新的报告，以回应保监局就初次作出的自行申报所提出的任何疑问。
问题越严重或影响范围越广（例如根据可能受到负面影响的保单持有人的数目），便更应更早更快速地向保监局自行申报。
在保监局于其他途径得知重大违规或事件前向保监局自行作出申报，会（如对受监管机构而言）较为有利。
自行申报范本
保监局没有特别规定自行申报必需采用的范本。然而，为确保一致性以及表明保监局对自行申报详细程度的期望，保监局鼓励受监管机构在自行申报时，采用与汇报投诉事项时相同的报告范本。请参照在上一期 《监管通讯》（2022 年 3 月第四期）中提及的有关范本。
如欲索取该报告范本，或有任何关于自行申报的问题，请透过 [email protected] 与我们联络。